Pracodawca, który chce delegować swojego pracownika/-ów na szkolenie powinien utworzyć w Bazie profil Użytkownika Instytucjonalnego. Pracownik natomiast powinien w tym celu zarejestrować się w Bazie (utworzyć indywidualne konto imienne). Kolejnym krokiem jest zaproszenie do profilu Uczestnika Instytucjonalnego (pracodawcy) pracownika lub pracowników, którzy wezmą udział w szkoleniu. Można to uczynić na dwa sposoby:

Sposób pierwszy:

Pracownik po zalogowaniu na swoje konto indywidualne, z zakładki Zaproszenia / Wnioski wnioskuje do pracodawcy o dodanie go do profilu Uczestnika Instytucjonalnego jako pracownik (niezbędne jest podanie numeru NIP pracodawcy). Wniosek przesyłany jest do pracodawcy i oczekuje na jego akceptację.

Sposób drugi

Pracodawca po zalogowaniu na swoje konto indywidualne wybiera opcję „Chcę pracować jako uczestnik instytucjonalny” a następnie obok nazwy firmy klika w przycisk PLAY (kółko z trójkątem w środku „pracuj jako”). Następnie z zakładki „Pracownicy” wysyła do swoich pracowników zaproszenia o dołączenie pracowników do profilu Uczestnika Instytucjonalnego. Zaproszenie przesyłane jest do pracownika i oczekuje na jego akceptację.

Po dodaniu wszystkich pracowników do profilu firmy pracodawca wybiera usługę, z której chce skorzystać i wybiera opcję „Zapisz na usługę”. W formularzu zgłoszeniowym na usługę pracodawca wskazuję, którzy pracownicy będą uczestniczyli w danej usłudze. Dokonując zapisu na usługę, na którą przedsiębiorca uzyskał dofinansowanie od Operatora, przy nazwisku pracownika należy z listy rozwijanej wybrać przyznany przez Operatora numer ID wsparcia. Po wypełnieniu formularza zapisu wysyła zgłoszenie i oczekuje na kontakt ze strony organizatora.